Тонкости работы организации по организации мероприятий
Проводя деловые мероприятия, имейте в виду: если мероприятия будут плохо спланированы, или будут проведены без четкой причины, в будущем шансы провести успешные мероприятия значительно упадут.
Чтобы это предотвратить, ответственно подготовьтесь к предстоящему событию.
Прежде всего, четко определите цель. Попробуйте ответить на вопросы:
- Нужно ли проводить это мероприятие
- Актуально ли оно в данный момент?
- Для кого вы его проводите?
Сформулируйте информацию, которую планируете донести до аудитории: это может быть благодарность клиентам, представление нового продукта или услуги. При этом задумайтесь – требует ли информация какого-то особенного настроя.
Распределяя расходы, не забывайте, что они должны быть оправданными, подкреплены результатом.
Следующим этапом вам необходимо определить, какой тип проведения мероприятий оптимален для поставленных целей. Это могут быть деловые мероприятия для внутренней аудитории, внешней и обоих типов аудиторий.
Проведение конференций требует, чтобы организация по проведению мероприятий учитывала некоторые факторы:
Информация. Если вы проводите мероприятие "по привычке", без причины, прессу такой мероприятие может заинтересовать только в первый раз – во всех остальных случаях компанию, как правило, игнорируют;
Содержание. Если тема Конференции, например "утюги", будьте добры, не приглашайте обозревателей политических или спортивных изданий.
Продолжительность. Цените чужое время. Официальная часть должна быть в пределах одного часа.
После конференции разошлите пресс-релизы тем журналистам, которые не смогли присутствовать лично и обязательно позвоните журналистам, которые посетили деловое мероприятие – возможно, им нужна дополнительная информация.
